Matbu Evrak Baskı (Fatura, İrsaliye, Makbuz)

Hangi evrakları basıyoruz?

Matbu evrak denince çoğu kişinin aklına fatura gelir, ama günlük işlerde kullanılan formların büyük kısmı yasal belge değil, işletmenin kendi iç düzenini sağlayan belgelerdir. En sık bastığımız matbu evrak türleri:

• Tahsilat makbuzu ve ödeme makbuzu (dernek, site yönetimi, okul aidatı)
• Sevk irsaliyesi ve teslim tesellüm fişi
• Sipariş formu, teklif formu, iş emri ve servis formu
• Gider pusulası, perakende satış fişi ve adisyon
• Kağıt fatura (e-Fatura mükellefi olmayan işletmeler için)
• Reçete, hasta kabul formu, kontrol listesi gibi sektöre özel formlar

Otokopili kağıt nasıl çalışır?

Otokopili (NCR) kağıt, karbon kağıda gerek kalmadan alttaki nüshaya yazının geçmesini sağlar. Üst yaprağın arkasında mikro kapsüller, alt yaprağın önünde bu kapsüllerle tepkimeye giren bir kaplama bulunur; kalem bastırdıkça yazı alt nüshaya çıkar. Bir takımda yaprak sırası şöyle kurgulanır:

• İki nüshalı takım: beyaz asıl + renkli (genellikle pembe ya da sarı) suret
• Üç nüshalı takım: beyaz asıl + pembe + sarı ya da mavi suret

Renkli suretler, hangi nüshanın müşteride hangisinin işletmede kalacağını ayırt etmeyi kolaylaştırır. Nüsha renklerini isteğinize göre belirleyebiliriz.

Numaralandırma ve cilt

Her takıma sıra numarası basıyoruz; numara takımın tüm nüshalarında aynıdır, böylece asıl ve suret eşleşir. Başlangıç numarasını siz belirleyebilirsiniz; önceki cildin bittiği numaradan devam etmek mümkündür. Takımlar genellikle 50 takımlık ciltler halinde, sol ya da üst kenardan tutkallı veya tel dikişli olarak ciltlenir. Cildin başına karton kapak ve yazarken alt cilde geçmeyi önleyen bir ara karton ekliyoruz. Kopartılması gereken nüshalar için perforaj (delikli kopartma çizgisi) atılabilir.

Ölçüler ve baskı

En yaygın ölçüler A5 (148 × 210 mm) ve A4'tür (210 × 297 mm); küçük makbuzlarda A6 da kullanılır. Matbu evraklar çoğunlukla tek renk (siyah veya lacivert) basılır; logonun kurumsal renginde basılması istenirse 2 renk ya da 4 renk baskı yapılabilir. Otokopi kağıdı ince olduğu için fotoğraf ve geniş renkli zeminler önerilmez; yazı ve çizgilerin net çıkması daha önemlidir.

Fatura ve irsaliye için yasal hatırlatma

Fatura, sevk irsaliyesi ve gider pusulası gibi belgeler Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenen belgelerdir. Bu belgelerin basımı ve kullanımı ilgili mevzuata tabidir; belgede bulunması gereken bilgiler, seri ve sıra numarası düzeni ile matbaa ile yapılan anlaşmaya ilişkin bildirim yükümlülükleri dönemsel olarak değişebilir. Ayrıca e-Fatura veya e-İrsaliye mükellefiyetine geçmiş işletmeler, bu belgeleri kağıt ortamında düzenleyemez. Bu yüzden yasal belge siparişlerinde belge türünü ve gerekli alanları mutlaka mali müşavirinizle teyit etmenizi istiyoruz; tahsilat makbuzu, sipariş formu ve iç yazışma formlarında böyle bir kısıtlama yoktur.

Form tasarımında işe yarayan küçük ayrıntılar

Yıllardır aynı formu kullanan işletmeler çoğu zaman sahada yaşanan aksaklıkların kaynağını formun kendisinde bulur. Tarih, müşteri adı ve tutar gibi her seferinde doldurulan alanları formun üst kısmına, kolay görülecek bir yere alın. Tutarın hem rakamla hem yazıyla yazılacağı alanlar, makbuzlarda sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkları azaltır. Teslim alan ve teslim eden için ayrı imza kutuları bırakmak, sevk irsaliyesi ve servis formlarında sorumluluğu netleştirir. Ürün satırlarının sayısını gerçek kullanımınıza göre belirleyin: hiç dolmayan on satır kağıt israfıdır, yetmeyen beş satır ise ikinci form doldurmak demektir. Formu bir kez masaüstü yazıcıda çıktı alıp elle doldurarak denemek, baskıdan önce bu eksikleri görmenin en kolay yoludur.

Dosya hazırlama

Elinizde eski bir makbuz örneği varsa onu fotoğraflayıp göndermeniz yeterli; formu biz yeniden düzenleyebiliriz. Kendiniz hazırlıyorsanız:

• Yazı alanları için yeterli satır yüksekliği bırakın; elle yazılacak satırlar en az 7-8 mm olmalı.
• Numaranın basılacağı yeri boş bırakın ve dosyada işaretleyin.
• Cilt kenarında en az 15 mm boşluk bırakın; cilt payına yazı denk gelmesin.
• Yazıları eğriye çevirin, ince çizgileri en az 0,25 pt kalınlıkta tutun.

Sipariş süreci

Ölçüyü, nüsha sayısını, cilt adedini ve başlangıç numarasını belirttikten sonra size bir prova PDF'i gönderiyoruz. Prova onayından sonra matbu evrak siparişleri genellikle 3-5 iş gününde hazırlanır ve kolilenerek Türkiye geneline kargoyla gönderilir. Düzenli kullandığınız formların dosyasını saklıyoruz; bir sonraki siparişte yalnızca başlangıç numarasını ve adedi bildirmeniz yeterli olur.