Matbu Evrak Baskısı: E-Fatura Sonrası Makbuz, İrsaliye ve Formlar

E-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye yaygınlaştıkça "matbu evrak bitti mi?" sorusunu sık duyuyoruz. Cevap: bitmedi, değişti. Bir kısım mükellef faturayı artık tamamen elektronik düzenliyor; ama e-belge kapsamına girmeyen işletmeler kağıt fatura ve irsaliye kullanmaya devam ediyor, tahsilat makbuzu, sipariş formu, servis fişi gibi iç belgeler ise her sektörde basılıyor. Aşağıda hangi belgenin nasıl basıldığını, yasal açıdan nelere dikkat edilmesi gerektiğini ve otokopili evrakın teknik ayrıntılarını derledik.

Önemli not: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. E-belge zorunluluk eşikleri ve geçiş tarihleri dönem dönem güncellenir. Hangi belgeyi kağıt, hangisini elektronik düzenlemeniz gerektiğine mali müşavirinizle birlikte karar verin.

İki farklı belge grubu: yasal belgeler ve iç belgeler

Matbu evrak siparişinde ilk yapılması gereken, basılacak belgenin hangi gruba girdiğini belirlemektir. Çünkü bu karar hangi matbaada basılabileceğini de belirler.

Vergi Usul Kanunu kapsamındaki belgeler

213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve ilgili tebliğler, bazı belgelerin yalnızca Maliye (Hazine ve Maliye Bakanlığı) ile anlaşması bulunan matbaalarda basılmasını şart koşar. Bu grupta başlıca şu belgeler yer alır:

• Fatura
• Sevk irsaliyesi ve taşıma irsaliyesi
• Serbest meslek makbuzu
• Gider pusulası ve müstahsil makbuzu
• Giriş ve yolcu taşıma ücret biletleri, yolcu listesi, günlük müşteri listesi gibi sektöre özel belgeler

Bu belgeler seri ve sıra numarası taşır, numaralar kesintisiz ilerler ve belgenin üzerinde basımı yapan matbaanın bilgileri yer alır. Anlaşmalı matbaa, bastığı belgeleri ilgili sisteme bildirmekle yükümlüdür. Anlaşması olmayan bir matbaada basılan fatura ya da irsaliye, vergi incelemesinde geçersiz sayılabilir ve ceza konusu olabilir.

Bu nedenle fatura, irsaliye veya serbest meslek makbuzu bastıracaksanız, siparişten önce çalıştığınız matbaanın anlaşmalı matbaa olup olmadığını sorun ve gerekirse belgeleyin. Bu belgeler için ilgili hizmetin kapsamını bizden de teklif aşamasında teyit edebilirsiniz.

İç ve ticari belgeler

İkinci grup, vergi mevzuatı açısından belge niteliği taşımayan, işletmenin kendi düzeni için kullandığı evraktır. Bunlar için anlaşmalı matbaa şartı yoktur:

• Tahsilat ve tediye makbuzu (iç kayıt amaçlı)
• Sipariş formu, teklif formu
• Teknik servis fişi, iş emri, teslim tutanağı
• Depo giriş-çıkış fişi, stok sayım formu
• Adisyon, rezervasyon fişi

Bu belgelerin tasarımı tamamen size kalmıştır; logo, numaralama, nüsha sayısı ve ölçü serbestçe seçilir.

E-belge sonrası tablo

E-fatura sistemine geçmiş bir mükellef, e-fatura kullanıcısı olan alıcılara kağıt fatura düzenleyemez; e-fatura kullanıcısı olmayan alıcılara ise e-arşiv fatura düzenler. E-irsaliyeye geçenler sevk irsaliyesini de elektronik ortamda düzenler. Bu mükellefler için kağıt fatura ve irsaliye ihtiyacı büyük ölçüde ortadan kalkar.

Öte yandan zorunluluk kapsamına girmeyen esnaf ve küçük işletmeler kağıt belge kullanmayı sürdürür. Geçiş eşikleri ciroya ve sektöre göre belirlendiği ve zaman zaman değiştiği için burada sabit bir rakam vermiyoruz. Pratik öneri şu: Yıl sonuna yaklaşırken mali müşavirinize işletmenizin önümüzdeki dönemde e-belge kapsamına girip girmeyeceğini sorun. Kapsama girecekseniz yüksek adetli fatura siparişi vermeyin; elinizde kullanılmayan cilt kalır.

E-belgeye geçen işletmelerde iç belgelerin önemi ise azalmaz. Teknik servis fişi, sipariş formu ve tahsilat makbuzu sahada hâlâ kağıt üzerinde imzalanıyor, müşteri nüshası elden teslim ediliyor.

Otokopili kağıt nasıl çalışır?

Matbu evrakın çoğu otokopili (NCR, "no carbon required") kağıda basılır. Arada karbon kağıdı olmadan, üst nüshaya yazılan yazı alt nüshalara geçer. Bunu sağlayan, kağıt yüzeylerindeki kaplamalardır:

Kalem baskısı kapsülleri patlatır, açığa çıkan mürekkep alt yaprağın alıcı kaplamasıyla tepkimeye girip yazıyı oluşturur. Bu yüzden yaprak sırası çok önemlidir: CB-CF sırası ters dizilirse kopya çıkmaz. Ayrıca bir setin altına sert bir karton konmazsa, bir sonraki setin ilk yaprağına da iz geçer. Ciltli evrakta her setin arasına konan ayırıcı karton bu işe yarar.

Nüsha renkleri

Nüshaları ayırt etmek için farklı renk kağıt kullanılır. Yaygın düzen; asıl nüsha beyaz, ikinci nüsha pembe veya sarı, üçüncü nüsha mavi veya yeşildir. Nüsha üzerine "Müşteri nüshası", "Muhasebe nüshası", "Dip koçan" gibi ibareler basmak, sahada yanlış yaprağın verilmesini önler.

Ölçü, cilt ve numaralama

Matbu evrakta en sık kullanılan ölçüler A5 (148 x 210 mm) ve A4 (210 x 297 mm), küçük makbuzlarda ise A6 (105 x 148 mm) veya A4'ün üçte biri (99 x 210 mm) ölçüleridir. Cilt düzeni genellikle "50 x 2" ya da "50 x 3" şeklinde ifade edilir: 50 set, her sette 2 veya 3 nüsha.

• Numaratör: Her sete sıra numarası basılır. İç belgelerde numarayı istediğiniz sayıdan başlatabilirsiniz; yasal belgelerde seri ve sıra numarası kurallara bağlıdır.
• Perforaj: Koparılacak nüshaların cilt tarafına delikli kesim yapılır, dip koçan ciltte kalır.
• Cilt: Üstten veya soldan tutkallı cilt, karton kapak ve arka kapak. Sahada kullanılacak servis fişlerinde sert kapak yazmayı kolaylaştırır.
• Delik: Klasöre takılacak formlar için iki delik standart aralıkla (80 mm) delinebilir.

Pratik ipucu: Otokopili evrakta form alanlarını en az 7–8 mm satır yüksekliğiyle tasarlayın. El yazısı bilgisayar yazısından çok daha fazla yer kaplar; dar satırlar alt nüshalarda okunmaz hale gelir.

Baskı tekniği ve renk

Matbu evrak çoğunlukla tek renk ya da iki renk basılır. Tek renk (siyah veya kurumsal renk) en ekonomik çözümdür. Logonuzun renkli görünmesini istiyorsanız iki renk baskı yeterlidir; tam renkli (CMYK) baskı evrakta nadiren gerekir. Kurumsal rengin her nüshada aynı çıkması için ofsette Pantone kullanılabilir.

Otokopili kağıt kaplamalı olduğu için mürekkep seçimi ve kuruma süresi normal kağıttan farklıdır; ayrıca alt nüshalarda baskı rengi kağıdın kendi rengiyle karışır. Pembe zemin üzerinde açık mavi baskı gibi düşük kontrastlı kombinasyonlardan kaçının.

Kalın gövdeli tablo çizgileri yerine 0,25–0,5 pt ince çizgiler kullanın; kalın çizgiler doldurulan bilgiyi bastırır. Sabit metinlerin font boyu 7 pt'nin altına düşmemeli.

Sipariş öncesi kontrol listesi

1. Belge yasal belge mi, iç belge mi? Yasal belge ise matbaanın anlaşmalı olduğunu teyit edin.
2. E-belge kapsamına geçiş tarihiniz yakın mı? Adeti buna göre belirleyin.
3. Nüsha sayısı ve renkleri, her nüshanın kimde kalacağı belli mi?
4. Numaralama başlangıç numarası ve seri bilgisi doğru mu?
5. Firma unvanı, adres, vergi dairesi ve numarası, telefon gibi bilgiler güncel mi?
6. Cilt yönü (üstten/soldan), perforaj ve delik ihtiyacı belirlendi mi?

Firma bilgileri değiştiğinde (adres taşıma, unvan değişikliği) eski matbu evrakı kullanmaya devam etmek sorun yaratabilir. Evrakı antetli kağıt ve zarf gibi diğer kurumsal ürünlerle aynı anda güncellemek, bilgilerin her yerde tutarlı olmasını sağlar; bunun için antetli kağıt baskı sayfamıza da göz atabilirsiniz.

Sahada sık görülen hatalar

Matbu evrakta sorunların çoğu baskıdan değil, sipariş aşamasındaki eksik bilgiden kaynaklanır. En sık karşılaştığımız durumlar şunlar:

• Nüsha sırasının yanlış belirlenmesi: Müşteriye verilecek nüshanın en üstte değil ortada olması, sahada sürekli yaprak koparma hatasına yol açar. Asıl nüsha genellikle en üstte, dip koçan en altta durmalıdır.
• Numaralamada çakışma: Yeni cilt siparişinde son kullanılan numara bildirilmezse iki ayrı ciltte aynı numaralar oluşabilir. İç belgelerde bile bu, kayıt takibini zorlaştırır.
• Tükenmez kalemle uyumsuz kağıt: Kurşun kalem ve jel kalem otokopiye yeterli baskı uygulamayabilir. Saha ekibine tükenmez kalem kullanmasını hatırlatın.
• Depolama koşulları: Otokopili kağıt ısı, nem ve güneş ışığına duyarlıdır. Uzun süre sıcak bir araç içinde ya da doğrudan güneş altında bekleyen ciltlerde kopya kalitesi düşebilir. Stoku serin ve kuru bir yerde saklayın.

Hangi işletmeye ne lazım?

Teknik servis firmaları için 2 nüshalı A5 servis fişi; toptancılar için 3 nüshalı sipariş formu; restoranlar için tek nüshalı adisyon ve rezervasyon defteri; inşaat ve lojistik firmaları için teslim tutanağı ve depo fişi en sık sipariş edilen evraktır. Not almak ve kısa form doldurmak için tek nüshalı ciltli setler yerine logolu bloknot çoğu zaman daha pratik ve ekonomiktir.

Belge türünü, nüsha sayısını, ölçüyü ve adedi belirttiğinizde matbu evrak baskı seçeneklerini netleştirebilir, işletmenize uygun düzen için teklif isteyebilirsiniz.